همین روز پیش، یک مهمان خارج از شهر در یک جلسه شرکت در دفتر ما نشست. در کمال تعجب، او از آنچه که برای ما یک «استندآپ» معمولی صبح دوشنبه بود، بسیار تحت تأثیر قرار گرفت. این جلسه آغازین هفته کاری ما است. همه افراد در دفتر، به علاوه دو یا سه نفر را که از راه دور از طریق فناوری ویدیو حضور دارند، گرد هم می آورد.

جلسه زمانی که یکی از شرکت کنندگان از راه دور گزارش داد، “من در هواپیما هستم، در هوا هستم و به سمت Sioux Falls، SD می روم، “افشای بزرگ” جادویی ارائه کرد. جلساتی را که ممکن است حتی زمانی که در هوا هستم از دست بدهم – در صورتی که وای‌فای اجازه دهد، شرکت می‌کنم.»

این قانون سوم آرتور سی کلارک را به یاد می آورد، «هر فناوری به اندازه کافی پیشرفته از جادو قابل تشخیص نیست.» در این مورد، «جادو» چشمگیر از مزایای بهره‌وری استفاده از کنفرانس ویدیویی (با یک نفر در 35000 فوت) به دست آمد.

ابزارهای جلسه ویدیویی به طور فزاینده‌ای بالغ شده‌اند و برای استفاده در بسیاری از موقعیت‌های تجاری بسیار رایج هستند. اما برخی از سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی – شیوه‌های گروهی، بیمارستان‌ها، ارائه‌دهندگان چند محله- وجود دارند که هنوز در حال کشف مزایای آن در امتداد منحنی پذیرش اولیه هستند.

در واقع، همانطور که ما با مشتریان مراقبت های بهداشتی در سراسر ایالات متحده کار می کنیم، اغلب اولین کسانی هستیم که آنها را با مزایای راه اندازی ویدئوی دو طرفه آشنا می کنیم. بنابراین در اینجا چند یادداشت در مورد نحوه استفاده از تنظیمات کنفرانس ویدیویی وجود دارد. امیدواریم این ایده‌ها به شما در شروع کار یا الهام‌بخش راه‌های بیشتری برای استفاده از کنفرانس ویدیویی کمک کند. فناوری معمولاً برای ایجاد بهره وری بیشتر در سازمانی که به رشد فکر می کند در دسترس است.

نرم افزار و سخت افزار کنفرانس ویدئویی…

دوربین داخلی و میکروفون به مشخصات طراحی استاندارد برای تقریباً هر دستگاهی از تلفن هوشمند گرفته تا رایانه رومیزی تبدیل شده‌اند. همیشه اینطور نبود و هر سخت افزاری که شامل این موارد نمی شود احتمالا قدیمی است و باید جایگزین شود. علاوه بر این، تقریباً هر محیط تجاری معمولاً از طریق سیم سخت یا Wi-Fi به اینترنت پرسرعت متصل است.

Zoom Video Communications [ https://zoom.us ] یک ابزار ابری با کاربری آسان است. خدمات کنفرانس ویدیویی و وب کنفرانس مبتنی بر وب که برای تسهیل بیشتر جلسات آنلاین خود استفاده می کنیم. گزینه های دیگری وجود دارد – مانند Google Hangouts یا GoToMeeting – اما Zoom Video یکی از قابل اعتمادترین و همه کاره ترین آنهاست.

دوربین‌های کنفرانس لاجیتک – مارک قابل اعتماد دیگری که ما استفاده می‌کنیم – برای موقعیت‌های اتاق کنفرانس بزرگ و کوچک توصیه می‌شود. یک بسته سخت افزاری معمولی شامل گزینه های دوربین، بلندگو و میکروفون داخلی است. داشتن حداقل دو تنظیم به اندازه اتاق، عمق توانایی شما را تضمین می کند، همچنین در صورت نیاز از دستگاه(های) پشتیبان تهیه می کند.

Skype و/یا Facetime (و دیگران) گزینه‌های ساده‌تر و جایگزین چت ویدیویی را برای موقعیت‌های محدود—معمولاً یک به یک ارائه می‌دهند.

چند نکته مفید…

• در صورت امکان، ویدیو را به عنوان استاندارد انتخاب کنید.
• هرچه بیشتر از آن استفاده کنید، آشنایی و اطمینان شرکت کنندگان بیشتر می شود.
• برای اطمینان بیشتر از اتصال اینترنت با سیم سخت استفاده کنید. (با سیم بهتر از بی سیم است.)
• دستورالعمل ها و آموزش های مکتوب را ارائه دهید. (یک آزمایش ساده برای تنظیمات جدید ایجاد کنید.)
• گزینه‌های کنفرانس امکان نمایش گرافیک، تصاویر و اسلایدهای مرجع را می‌دهند.

بازده: کاهش زمان و مسافت…

کنفرانس ویدئویی نیاز به سرمایه گذاری در سخت افزار، نرم افزار و پشتیبانی دارد. اما در تجربه ما، هزینه نسبتاً متوسط ​​است و بازپرداخت بهره‌وری سریع و سخاوتمندانه است.

جلسات منظم کارکنان (مانند مثال بالا) یکی از موقعیت‌هایی است که کنفرانس ویدیویی باعث کاهش فاصله و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. ما دریافتیم که وقتی ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در محل قرار می‌گیرند و به راحتی قابل دسترسی هستند، شرکت و شرکت در جلسات و مکالمات از طریق ویدیو به استاندارد جدیدی برای بهره‌وری بیشتر تبدیل می‌شود.

اتصال ویدئو جایگزینی برای بسیاری از هزینه‌های سفر خارج از شهر است. اما داشتن توانایی جمع کردن افراد در یک مکان در یک زمان – به عنوان مثال در یک تمرین چند مکان – می تواند یک صرفه جویی در زمان بزرگ حتی در سطح محلی باشد. علاوه بر این، کنفرانس ویدیویی بین دو یا چند نفر تقویت جدی برای ارتباط موثر است.